Robi się mała zadyma wokół #ksef , a jako, że w temacie siedzę już parę lat (administracja systemów, wdrożeniowiec, programista), to może podsumuję parę kwestii, o których wiem z testów, rozmów z księgowymi, szkoleń, rozmów z Twórcami oprogramowania. Ewentualnie skorygujecie mnie w dyskusji albo uzupełnimy informację na wzajem - nie jestem alfą i omegą, ale zaczynają się znowu straszenie tematem, więc pora pogadać, może?
#dzialalnoscgospodarcza #jdg
Objaśnienie skrótów:
MF - Ministerstwo Finansów
US - Urząd Skarbowy
KSeF - Krajowy System e-Faktur
Co to jest KSeF?
Jest to system przechowywania faktur w postaci elektronicznej, który pozwala przedsiębiorcom wysyłać wystawione faktury, jak i odbierać faktury, wystawione na danego przedsiębiorcę. Faktury są w postaci ustrukturyzowanego pliku XML, czyli zawiera dane, a nie wygląda waszej faktury, przez co są łatwo czytelne przez wszelkie programy.
Od kiedy obowiązuje KSeF
Od 1 lutego dla przedsiębiorstw, które w 2024 przekroczyły 200ml zł w sprzedaży, od 1 kwietnia dla przekraczających 10 tysięcy miesięcznie, a od kolejnego roku dla wszystkich przedsiębiorców. ALE, zgodnie z interpretacjami ustawy, jeśli firma wystawi fakturę poprzez KSeF, nie ma już obowiązku wystawiania faktury papierowej czy PDF. Czyli jeśli współpracuje się z firmą, która działa od 1 lutego, i wystawi nam fakturę, może mieć nas gdzieś i będziemy zmuszeni do pobrania jej z KSeF.
Czy KSeF jest darmowy?
Tak, tak to określa MF. Niestety twórcy oprogramowania zwietrzyli w temacie kasę. Usługi abonamentowe, najczęściej wzięły to na Siebie. Pozostałe programy wprowadziły portfele, albo wymuszają bieżące płatne aktualizacje. Czy MF zrobi z tym porządek, jak z płatnymi kontami VAT, się okaże. Oczywiście MF w panelu KSeF daje możliwość wczytania XML za darmo, ale tutaj także producenci oprogramowania, często zablokowali możliwość jego eksportu, aby na tym zarobić.
Czy KSeF zmienia coś w moim procesie wystawiania faktur?
Jeśli wystawiasz je na druczkach samokalkujących, owszem Jeśli używasz programu i masz go w bieżącej wersji, to już zapewne jest dostosowany. Tak naprawdę zmienia się to, że do Twojego numeru faktury, zostaje dodany dodatkowy numerek, nadany przez systemu MF. Drugim miejscem, gdzie może coś zmienić, to jeśli podkładasz/zmieniasz/wystawiasz z datą wsteczną faktury. W przypadku jak faktura pójdzie do systemu, możesz ją tylko skorygować. Aczkolwiek, na wysłanie faktury masz 24h od daty wystawienia, więc po prostu trzeba się bardziej skupić co się wysyła i np. wysyłać do MF wieczorem.
Czy KSeF ma dla mnie jakieś plusy?
Oczywiście - jeśli nie kombinujesz i nie robisz faktur na kolanie, daje Ci korzyści - faktury trafiają do przedsiębiorców, niemal od ręki. W efekcie nie ma gubienia się PDFa w mailu czy poczcie (tak, tak też czasem trzeba), więc płatność Ci może nie ucieknie. Dochodzi też kwestia archiwizacji dokumentów. Ogromny plusem jest to, że możesz na podstawie faktury elektronicznej szybko wczytać fakturę zakupu - np. jak prowadzisz sprzedaż i dostajesz kilkaset produktów od dostawcy, Twoje oprogramowanie może na podstawie tego wygenerować dokumenty przyjęcia na Twój magazyn. Dodatkowo, gdziekolwiek będzie wystawiania faktura, nie musisz już kombinować z zgodami na wersję elektroniczną, czy podawać maila.
Czy 1 lutego KSeF ruszy?
J⁎⁎⁎ie. Będę zaskoczony jak nie. A czemu? Ktoś w MF wpadła na cudowny pomysł, że wraz z startem 1 lutego, zmienimy też wersję systemu KSeF na 2.0. Twórcy oprogramowania dostali dokumentację bodajże w wrześniu, serwery testowe MF wystawiło w październiku. Ale produkcyjnie dalej jest KSeF 1.0, który ma działać do końcówki stycznia, potem parę dni nie będzie działać nic. Wszystko było by ok, ale w międzyczasie zaczęli także zmieniać metody autoryzacji, z Tokenów na Certyfikaty, i doszło do tego, że tych dokumentów nie da się praktycznie wysyłać. Więc nie ma czasu na testy, wiele ludzi ruszy masowo 1 lutego w ciemno, no musi j⁎⁎⁎ąć. Dodatkowo, wielu Twórców oprogramowania wypuści nowe wersje na sam start KSeF i będą siedzieć i to poprawiać w pierwszym tygodniu, już są zapowiedzi i harmonogramy.
Czy będą kary za brak użycia KSeF?
Wielu z was widziało pewnie szumne artykuły, że nie będzie kar za brak wejścia w KSeF. Księgowi jednak interpretują to inaczej - nie będzie kary za brak możliwości dostarczenia faktury. Czyli jak będzie awaria serwerów czy nawali oprogramowanie, to US to zrozumie. Ale jak celowo nie wejdziesz w KSeF, to prędzej czy później się Tobą zajmą.
Czy KSeF jest bezpieczny?
Komunikacja jest zabezpieczona, jak w każdym API, no może bardziej, bo to jednak jakieś dane są. Niestety jest problem, który w środowisku jest poruszany od dawna i widzę, że portale od bezpieczeństwa, też się zaczęły nim interesować. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wziąć przy okazji fakturę na kogoś. Przykładowo, obrażamy się na jakiegoś posła i bierzemy faktury na jego działalność jako zwykli ludzie. Niby nic to nie zmienia, nie wezmą tego w koszty, bo jak udowodnią, ale jednak księgowość danej firmy musi to obsłużyć, jak mają koszty po stronie oprogramowania, zapłacić za to, więc jest to koszt dla poszkodowanego przedsiębiorcy. Kolejnym tematem są faktury SCAM, które czasem trafiają na maila, teraz bez problemu będą wysyłane na KSeF, gdzie w dużych firmach z słabym obiegiem dokumentów mogą się prześliznąć i zostać opłacone.
Czy KSeF zwiększa kontrolę nad moją firmą?
Tak. Należy jednak pamiętać, że JPK już mieli wcześniej. Aczkolwiek teraz mają dane, szczegółowe. Jeśli ktoś w MF wpadnie na pomysł ich analizy, a tak pewnie będzie, bardzo szybko będzie można wyłapywać pewne schematy i karać przedsiębiorców za nadużycia. Jeśli nie masz nic na sumieniu, to nie ma stresu.
