Produktywność w pracy #1

We wczorajszej ankiecie odpowiedzieliście, że największy problem macie ze "Skupieniem w pracy na pracy".
Pewnie przy opcji wielokrotnego wyboru te wyniki mogłyby się delikatnie róznić, ale bazujmy na tym co mamy na stole ;)

Pomyślałem, że może przyda się Wam mała pomoc. Produktywność w pracy to jeden z tych tematów, z którymi większość z nas mierzy się na co dzień, czasami skutecznie, czasami bezskutecznie - i jeden z moich ulubionych tematów, więc chętnie podzielę się kilkoma obserwacjami i praktycznymi wskazówkami.

Jak zwykle, zachęcam też do dzielenia się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami w komentarzach poniżej.

Spis treści:
1. Wprowadzenie
2. Współczesna praca jest wrogiem koncentracji
3. Stanowisko pracy: fundament skupienia, o którym zapominamy
4. Oszukiwanie mózgu przy biurku
5. Ochrona skupienia
6. Perspektywa

Jeśli jakiś temat Was nie interesuje - śmiało przewińcie dalej.
A jeśli cała tematyka w ogóle nie jest dla Was, to klasycznie blokujcie tag #lepiejzwujkiem

Nalewamy kawki/herbatki/yerby/wody do kubeczka i zaczynamy:

1. Wprowadzenie
   
   Otwierasz laptopa. Sprawdzasz maila. Odpowiadasz "na chwilę" na wiadomość na Teamsach/Slacku. W kalendarzu wyskakuje spotkanie. Wracasz do zadania… i musisz zaczynać od nowa, bo zgubiłeś wątek.
   
   Jeśli brzmi znajomo - spokojnie. To nie znaczy, że masz problem z koncentracją. Bardziej prawdopodobne jest to, że Twoja praca została zaprojektowana w sposób, który skutecznie uniemożliwia skupienie. I nie, nie rozwiąże tego ani kolejna aplikacja do produktywności, ani postanowienie: "od jutra się bardziej sprężam".
   
   Jednym z najbardziej szkodliwych mitów jest przekonanie, że jedni "potrafią się skupić", a inni nie. Jakby koncentracja była cechą wrodzoną - obok wzrostu albo koloru oczu. Tymczasem skupienie to stan, który pojawia się tylko wtedy, gdy spełnione są konkretne warunki: czas, cisza, brak przerywników i zadanie wymagające myślenia, a nie reagowania. Dokładnie o tym pisze Cal Newport w książce "Deep Work" - praca wymagająca skupienia nie dzieje się "przy okazji", tylko musi być świadomie zaplanowana i chroniona.
   
   

   Jeśli nie masz warunków do skupienia, brak skupienia nie jest Twoją porażką. Jest przewidywalnym efektem.
   
   
   

2. Współczesna praca jest wrogiem koncentracji
   
   
   Większość z nas nie pracuje dziś w trybie "zadaniowym". Pracujemy w trybie ciągłego przełączania kontekstu. Mail, chat, dokument, spotkanie, wróć do dokumentu, zerknij na powiadomienie, odpowiedz szybko - tylko że to "szybko" powtarza się kilkadziesiąt razy dziennie.
   
   

   Problem w tym, że mózg nie przełącza się za darmo. Każda zmiana kontekstu to koszt: czas, energia i utrata ciągłości myślenia. Po kilku godzinach takiej pracy nie jesteśmy "zmęczeni zadaniem", tylko zmęczeni ciągłym restartowaniem uwagi. To jeden z powodów, dla których — jak opisuje Nicholas Carr w książce "The Shallows" - coraz trudniej jest nam wejść w dłuższy, głębszy tok myślenia. Częsty błąd: próbujemy wcisnąć skupienie gdzieś między spotkaniami, mailami i bieżącymi sprawami. A potem jesteśmy zdziwieni, że się nie udało.
   
   Tymczasem skupienie trzeba zaplanować jak zasób, a nie traktować jak coś, co samo się pojawi.
   W praktyce oznacza to kilka prostych, ale niewygodnych prawd:

   • nie każda godzina dnia nadaje się do myślenia

   • mózg najlepiej pracuje w blokach 60–90 minut

   • nie da się być jednocześnie dostępnym i skupionym

   Badania nad rytmem dobowym (o których pisze Daniel H. Pink w książce "When") pokazują, że większość z nas ma wyraźne okna najlepszej energii. Jeśli wypełnisz je spotkaniami, skupienie nie ma gdzie się pojawić.
   
   Dlatego musimy zacząć od zastanowienia się:
   W jakich godzinach potrafimy się najłatwiej skupić i jesteśmy najbardziej produktywni?
   
   Niestety większość z nas będzie zmartwiona tym, że nie są to ich realne godziny pracy, albo zazębiają się o nie tylko w niewielkim stopniu. Przykładowo dla mnie najbardziej produktywny czas to okienka: 1100 i 000. A co za tym idzie, w moim typowym dniu pracy mam max 2h produktywności, a czasem gdy ktoś wrzuci mi nieprzesuwalne spotkanie na 11:00, równe 0h.
   
   To jak sobie z tym radzić?
   Możecie trochę oszukać Wasz mózg i zautomatyzować go do tego stopnia, żeby rozpoznawał godziny produktywe w konkretny sposób - o czym napisze w kolejnych punktach.
   
   

3. Stanowisko pracy: fundament skupienia, o którym zapominamy
   
   Ale wróćmy jeszcze na chwilę do miejsca pracy -stanowiska pracy. O skupieniu w pracy bardzo często mówimy w kategoriach nawyków, aplikacji albo "zarządzania sobą". Tymczasem jednym z najbardziej niedocenianych czynników jest fizyczne stanowisko pracy. To, na czym siedzisz, na co patrzysz i jak układasz ręce, ma bezpośredni wpływ na to, jak długo jesteś w stanie utrzymać uwagę i jak bardzo się zmęczysz po kilku godzinach.
   
   Pozycja siedząca:
   Jeśli ciało jest w permanentnym dyskomforcie, mózg nie ma zasobów na myślenie. Skupienie przegrywa wtedy z bólem pleców, napięciem w karku albo ciągłą potrzebą poprawiania pozycji.
   
   Krzesło nie musi być designerskie ani absurdalnie drogie, ale musi wspierać ciało, a nie zmuszać je do walki z grawitacją. Zła pozycja powoduje mikronapięcia, które same w sobie są rozpraszające. Mózg co chwilę dostaje sygnał: "coś jest nie tak". Napisano na ten temat mnóstwo prac, więc szybko znajdziecie informacje, jak zadbać o prawidłową pozycję przy biurku.
   
   
   Biurko i przestrzeń robocza -im mniej bodźców, tym lepiej:
   Bałagan na biurku to nie tylko kwestia estetyki. Każdy przedmiot w polu widzenia jest potencjalnym dodatkowym bodźcem. Mózg, nawet jeśli nieświadomie, rejestruje nadmiar informacji. Dla skupienia najlepiej działa:
   - możliwie czysta powierzchnia robocza
   - rzeczy używane sporadycznie - poza zasięgiem wzroku
   - jasne rozgraniczenie: tu pracuję, a tu odkładam rzeczy
   
   Biurko nie musi być sterylne, ale powinno być funkcjonalne dla jednego zadania naraz i to tego, na którym chcecie się skupić. Jeśli na blacie dzieje się wszystko naraz - w głowie dzieje się to samo.
   
   Open space
   Open space sam w sobie nie jest zły, ale jest środowiskiem rozpraszającym. Rozmowy, ruch, dźwięki, ktoś przechodzący za plecami - wszystko to stale aktywuje uwagę mimowolną. Jeśli pracujesz w open space potrzebujesz:
   - słuchawek z ANC (nawet bez muzyki) - będą działać jak bariera psychologiczna
   - ustawienia biurka tyłem do ściany - to zmniejsza liczbę bodźców wzrokowych
   - jasny sygnał dla innych: muszę się skupić - nie przeszkadzajcie!
   
   W open space skupienie nie dzieje się samo. Trzeba je sobie wyraźnie wywalczyć.
   
   Monitory: więcej nie zawsze znaczy lepiej
   Dwa albo trzy monitory mogą pomagać, ale tylko jeśli są dobrze używane. W przeciwnym razie sprzyjają rozpraszaniu i ciągłemu zerkania "a co tam na Hejto nowego".
   
   Kilka praktycznych porad:
   - Twój mózg nie obejmuje wzrokiem całego obszaru monitora, a tylko jego fragment
   - główny monitor ustaw na wprost, na wysokości oczu
   - drugi monitor jako wsparcie, nie jako centrum uwagi, ale też nie na tyle daleko, żeby zerknięcie na niego wymagałao zmieniany pozycji siedzącej
   - jeden ekran = jedno główne zadanie.
   - jeśli cały czas przerzucasz wzrok między kilkoma ekranami, skupienie się rozmywa. Czasem mniej przestrzeni roboczej = więcej koncentracji.
   - ekran do chatu - Teams/Slack umieć poniżej lub powyżej linii wzroku, w ten sposób zerkanie na niego spowoduje pracę szyi i jednocześnie sprawi, że będziesz na niego zerkać rzadziej
   (jesli Twója praca skupia się głównie na odpisywaniu na wiadomości - zignoruj ten punkt)
   
   Klawiatura i myszka
   Źle dobrana klawiatura albo myszka to nie tylko problem dla nadgarstków. To ciągły, niski poziom dyskomfortu, który odbiera energię poznawczą. Warto zwrócić uwagę na:
   - naturalne ułożenie dłoni
   - wysokość blatu względem łokci
   - brak napięcia w ramionach.
   
   Nie musisz mieć ergonomicznego laboratorium. Wystarczy, że sprzęt nie zmusza ciała do nienaturalnych pozycji przez kilka godzin dziennie.
   
   Stanowisko pracy to nie dodatek do produktywności. To jej fundament. Jeśli ciało jest zmęczone, spięte albo bombardowane bodźcami, mózg nie ma szans wejść w tryb głębokiej pracy.
   
   
   
   

4. Oszukiwanie mózgu przy biurku
   
   Czemu zanudziłem Was pierdołami o stanowisku pracy, zamiast od razu przejść do konkretów. Dlatego, że pierwsze oszustwo na mózgu odbywa się właśnie przy nim. Wasze mózgi uwlielbiają działać na autopilocie, dlatego zaprogramowanie ich na konkretne działania, niemal automatycznie, sprawia, że mózg wie, co zaraz będziecie robić i potrafi się wkręcić w odpowiedni "nastrój".
   
   
   Przykłady:
   - Zaczynam dzień pracy od ustawienia biurka w pozycji stojącej - mózg wie, że heheszki się skończyły i zaczynamy pracę. przełącza się w tryb maksymalnego skupienia, wtedy zajmuję się najbardziej wymagającymi zadaniami. W tym czasie nie mam spotkań, czy nie odpisuję na wiadomości na Teams/Slacku.
   - Gdy robię rzeczy prywatne - używam innej przeglądarki na dodatkowym monitorze, najlepiej w innym motywie kolorystycznym, jasny vs ciemny.
   - W momencie gdy zaczynam serię spotkań na biurku pojawia się tablet z rysikiem, albo notatnik z piórem
   - Gdy jem przy biurku, jestem wylogowany
   - Gdy chcę być skupiony - telefon leży do dołu ekranem
   - jeśli potrzebuję mierzyć czas zadania - mam tracker od Timeular (teraz chyba Early.APP), który zapisuje w apce fizyczną ściankę na której leży kostka i jak długo, bez potrzeby sięgania po telefon. Podobnie ze wszystkimi gadżetami do Metody Pomodoro
   
   
   

5. Ochrona skupienia
   
   
   Jak realnie utrzymywać skupienie w ciągu dnia pracy? Tu nie chodzi o idealny system, tylko o kilka sensownych zasad, których trzeba się trzymać:
   - Bloki skupienia - zamiast próbować "być skupionym cały dzień", zaplanuj 1–2 bloki pracy bez spotkań i komunikatorów. Nawet 90 minut robi ogromną różnicę.
   -Jedno zadanie = jeden kontekst - jeśli piszesz dokument - nie odpowiadaj równolegle na wiadomości. To nie jest kwestia dyscypliny, tylko biologii.
   - Środowisko wygrywa z intencją. Jeśli powiadomienia są włączone, a komunikator mruga na ekranie, nie brakuje Ci silnej woli - po prostu przegrywasz z bodźcami. Dokładnie tak, jak opisuje James Clear w książce "Atomic Habits".
   - Zgoda na bycie chwilowo niedostępnym. Skupienie wymaga ciszy. Cisza w pracy wymaga odwagi. Dogadaj się ze współpracownikami na wspólny sygnał, żeby Ci nikt nie truł tyłka - niech to będzie jeden i ten sam sygnał dla wszystkich, tak będzie łatwiej.
   
   Bardzo łatwo sprowadzić temat skupienia do "zarządzania sobą". Dużo trudniej przyznać, że organizacje często same sabotują koncentrację swoich ludzi.
   
   Jeśli kultura pracy nagradza natychmiastowe odpowiedzi, pełne kalendarze i bycie zawsze online, to jednocześnie nie ma prawa oczekiwać głębokiej, jakościowej pracy. Jak trafnie pokazuje Greg McKeown w książce "Essentialism" - bez świadomego ograniczania rzeczy mniej ważnych, najważniejsze nie mają szansy się wydarzyć.
   
   Skupienie zespołu zaczyna się od decyzji: co naprawdę wymaga reakcji teraz, a co może poczekać.
   
   
   

6. Perspektywa
   
   Skupienie nie jest luksusem dla wybranych. Jest podstawowym warunkiem sensownej pracy. Bez niego pracujemy dłużej, czujemy się bardziej zmęczeni i mamy wrażenie, że dzień zleciał, ale niewiele zrobiliśmy.
   
   Jeśli masz poczucie, że nie potrafisz się skupić - spróbuj nie pytać: "Co jest ze mną nie tak?"
   zamiast tego, zadaj sobie inne pytanie:
   "Jak wygląda moja praca i czy w ogóle zostawia mi miejsce na skupienie?"
   
   Bo bardzo możliwe, że problem nie leży bezpośrednio w Tobie, tylko w tym, jak zaprojektowany jest Twój dzień. I to od zmiany w kalendarzu musisz zacząć.
   
   

O konkretnych przykładach wykorzystania apek Microsoftu, list TO-DO, Plannerów itp. opowiem Wam w kolejnym wpisie, jeśli będziecie zainteresowani. Zapraszam do komentowania i zadawania pytań i podrzucania tematów, o których chcecie poczytać więcej.
#produktywnosc #lepiejzwujkiem #skupsie #pracabaza