Wpis o tym dlaczego księgowe z biur rachunkowych odchodza na emeryture przez KSeF.
Pierwotnie myslalem ze to zart lub dramatyzownaie dopoki osobiscie sie z tym nie spotkalem.
Czyli o tym jak wzglednie dobra idee można sp⁎⁎⁎⁎zyć nie zadbajać o detale.
- Jeden termin dla wszystkich
Pomimo podzialu na rozne daty dla faktur sprzedazowych tak faktury zakupowe wchodzą w jednym terminie, kontrahent moze wystawić firmie fakture w KSeF, powiedzieć ze faktura jest wystawiona i tyle. Druga firma by ja pobrać musi miec dostep do KSeF.
Gdy księgowa z biura obsluguje kilkadziesiat firm to potrzebuje dostepu do ksef/faktur z niego od wszystkich podmiotow. Problemem w obsludze klienta jest uzyskanie faktur na czas, o brakujace faktury trzeba cześć klientów męczyć. Wiec duza zmiana to duzy problem, gdy ta zmiana jest dla wszystkich w jednym terminie to problem staje sie gargantuiczny.
2. Dostep do KSeF - czyli jak Państwo robi z mikroprzedsiebiorcy administratora.
W przypadku spólek z. o o sprawa jest wzglednie prosta, ksiegowy przygotowuje dokument ZAW-FA by sprawic by byl on administratorem KSeF, taki dokument prezes moze podpisac elektronicznie, albo od biedy papierowo i cala reszte scedowac na kogos innego.
Jednak w przypadku JDG Ministerstwo wpadlo na genialny pomysl, ze administratorem jest wlasciciel firmy i aby cokolwiek zrobic - przekazac temat ksiegowosci to nie moze jak czlowiek podpisac wczesniej przygotowanego formularza tylko musi zalogowac sie do aplikacji KSeF i tam bawiac sie w informatyka wyklikac dostep innej osobie.
Tu nie ma opcji na zadne pelnomocnictwo ktorym sie ten temat ominie.
3. Logowanie do aplikacji KSeF - niezaleznie od metody jest zjebane
Aby scedować problem na kogoś innego mikroprzedsiebiorca musi zalogowac sie do KSeF, do wyboru ma 2 opcje
1. Profil zaufany i bankowość internetową
2. Certyfikat kwalifikowany.
Nie ma tu zadnej opcji na dane autoryzacyjne, MA BYĆ ELEKTRONICZNIE. Nawet wyrobienie certyfikatu kwalifikowanego nie pomoże za wiele bo w nastepnym kroku trzeba pobrac plik do podpisania certyfikatem, podpisac go w osobnym programie i zaimportować ponownie. Najmniej inwazyjna opcja to profil zaufany ten chyba można wyrobić stacjonarnie i miec login i haslo.
Logowanie sie bankowoscia internetowa to standardowa dla administracji publicznej pętla - podaj dane banku, potwierdz logowanie , zaloguj sie, zaznacz zgode na przetwarzanie danych, znow potwierdz logowanie.
Tu nie ma szybkiego prostego logowania, powoduje to ze aplikacja KSeF jest jak Edge/Internet Explorer - sluzy do jednorazowego uruchomienia z przymusu by ustawic coś innego . Wystawianie faktur przez KSeF ? Z tego co kojarze nie obsluguje podstawowej funkcji jaka jest kopiowanie poprzedniej faktury - czyli mozna uznać to za fikcje, nikt nie bedzie logowal sie kilkukrotnie by recznie wystawic fakture - kazdy skorzysta z jakiegos zewnetrznego oprogramowania.
4. Koniecznosc konfiguracji programu do wystawiania faktur u klienta i programu ksiegowego u ksiegowej.
Nawet gdy klienci nie wystawiaja faktur papierowo/ w wordzie tylko maja do tego jakis system to wymagane jest w nim wlaczenie KSeF, jednorazowa autortyzacja w KSeF i omówienie klientom zmian ktore z tym sie wiążą. Przykladowo ze nie mozna już wystawiac faktur z datą w tyl co jest obecnie standardem. Mile widzianym jest by wziac od klienta dostep do KSeF i ustawic mu ten program do fakturowania za niego.
A w programie ksiegowym ? Trzeba zalogowac sie do KSeF, pobrac certyfikat, wgrac w programie certyfikat, zmienic uprawnienia uzytkownika by mogl pobierac faktury
A to wszystko razy ilosc klientów.
5. Nie wiadomo czy obslugiwac to papierowo czy elektronicznie. Drukowac faktury z ksef czy skanowac faktury spoza ksef ?
A trzeba zdecydowac sie na jedno, bo dokumenty maja byc ulozone chronologicznie i ponumerowane, nie mozna miec hybrydy.
Obecnie najczesciej praktykowana forma jest papier - niezaleznie w jakiej formie ksiegowy otrzyma dokument to je drukuje bo
- wiekszosc faktur jest powtarzalna, majac przed soba papier widzisz fakture z poprzedniego miesiaca, kopiujesz ja zmieniasz numer date a reszte zostawiasz, papierowa fakture kladziesz obok i lecisz dalej - szybko i sprawnie.
- roznego rodzaju dofinansowania czesto maja swoje wymogi przykladowo pieczatki
- tak jest najtaniej i czesto najszybciej.
Elektroniczna forma zaś ma te wady że:
-uniemozliwia kopiowanie parametrów z poprzedniej - a ksiegowosc to nie tylko dane ktore sa na fakturze, gdyby tak bylo to moznaby to w pelni zautomatyzowac. A w pelni zautomatyzowac to mozna co najwyzej ryczalt bez VAT.
- wymaga wdrozenia jakiegos obiegu dokumentów, odczytu skanu a to oznacza koszta, zmiane metodyki pracy. Bo nie mozna mieć folderu z tytulem dokumenty styczen 2026 i w nim wszystko trzymac z losowymi nazwami itp.
______________________________
Poza samym KSeF sa inne problemy a glownym z nich jest
6. Standard panujacy w biurach rachunkowych
Przecietne biuro rachunkowe pracuje na jakims archaicznym oprogramowaniu typu Symfonia, które jest drogie, za wszystko trzeba doplacac, - Zmiana jego to jak zmiana Windowsa na Linuxa w urzedach. Te oprogramowanie ciezko zautomatyzowac a sama jego ergonomia tez jest srednia.
Biuro nie jest zautomatyzowane w sposob ktory juz dzisiaj jest mozliwy, jest tani i prosty do wdrozenia przykadowo
- brak importu wyciagow bankowych mimo ze banki generuja wyciagi w formie plikow .mt940 - o zgrozo są nawet biura rachunkowe ktore biora osoby tylko do recznego przeklepywania tych wyciagów co nie ma sensu ekonomicznego.
- brak importu faktur sprzedazowych mimo ze programy eksportuja je do formatow typu jpk_fa a czesc z nich nawet do bezposrednich formatow importowanych przez program.
Biura rachunkowe unikaja jak diabel swieconej wody uslug wdrozeniowcow - bo kosztuja one po 200zl za godzine, gdy godzina pracy ksiegowego w biurze blizsza jest minimalnej krajowej a kazde niedociagniecie mozna nadciagnac bezplatnymi nadgodzinami, do odbioru po podatkach, jak bedzie czas, a czasu nie ma, zawsze jest cos i zawsze bedzie. W razie problemow dolozy sie stażyste z UP, praktykanta i jakoś uda sie droga koparke z drogim kierowcom zastapi sie skonczona liczba ludzi z lopatami. Poki co dziala.
Po drugiej stronie - jest kazdy kto zaplaci za usluge ksiegowa, rzadkoscia sa biura ktore wspolpracuja tylko na zasadzie poleceń, nie przyjmujace klientow z zewnatrz, obslugujace tylko bialych kolnierzykow z klasy sredniej.
Mówie tu o przecietnym biurze rachunkowym, oczywiscie są takie które idą z duchem czasu.
Pojawia sie tutaj problem ze ewentualnych zmian nie ma kiedy wdrożyć bo mocy przerobowych jest na styk, w dodatku o przecietnej ksiegowej nie bez powodu powstaja memy "-Powiedz cos po ksiegowemu - cos kliknelam i nie dziala" wiec kazda zmiana to ryzyko, koszt, problem. Biura rachunkowe traktowane są jak biurowe kolchozy, mlodzi przychodza tam na 2 lata i uciekaja do korpo za lepszymi warunkami pracy by nie taplac sie w chaosie za niskie wynagrodzenie, gdy korpo sie zatka to probuja do wewnetrznych dzialow ksiegowosci firm, budzetowkach wiec w takich biurach zostaja Grazyny nie ogarniajace komputera poza programem ksiegowym,placowym, mailem a i to ogarniaja bo ktos poswiecil im na to multum czasu.
A teraz dla tych Grazyn mamy duża zmianę, można przespać import wyciagów mt940, import faktur sprzedaży z jpk_fa, obrabianie faktur zakupowych OCR, skrypty w excel automatyzujace import jakis danych, skrypty w programie ksiegowym automatyzujace prace, ale przed KSeF już sie nie ucieknie, chyba ze na emeryture .
#ksef
